La communication d’un office notarial ne se limite pas à son site Internet, à ses courriers ou à sa présence en ligne. Dès qu’un client entre dans l’étude, l’aménagement, la signalétique et les informations mises à sa disposition participent eux aussi à l’image de l’office.
La salle d’attente constitue ainsi un espace intéressant pour informer les visiteurs, présenter les domaines d’intervention de l’étude ou rendre certaines notions juridiques plus accessibles.
Encore faut-il utiliser cet espace de manière pertinente.
Une communication trop dense, répétitive, dépassée ou trop commerciale peut rapidement perdre son utilité. Voici 7 erreurs à éviter pour améliorer la communication d’un office notarial en salle d’attente.
Communiquer dans un office notarial : un cadre particulier
Avant même de parler de contenu, il faut rappeler que la communication notariale répond à des règles spécifiques.
Le Code de déontologie des notaires prévoit notamment que le notaire s’abstient de toute démarche à caractère publicitaire destinée à proposer ses services à des tiers. Les modes de communication autorisés doivent notamment fournir une information utile et sincère, s’exprimer avec retenue et ne pas contenir d’informations inexactes, trompeuses ou comparatives. Le Règlement professionnel du notariat rappelle également des principes de dignité, de neutralité, d’impartialité, d’objectivité, d’utilité pour le public et de cohérence.
Communiquer en salle d’attente ne consiste donc pas à transformer l’office en espace publicitaire. L’objectif doit rester avant tout d’informer, d’expliquer et de rendre les messages utiles aux visiteurs.
Erreur n°1 : vouloir transformer l’écran en support commercial
Un écran attire naturellement l’attention. La tentation peut alors être forte d’y multiplier les messages promotionnels.
Dans un office notarial, mieux vaut privilégier une communication informative et pédagogique : expliquer une démarche, présenter un domaine d’intervention, faire connaître une actualité juridique ou apporter une information pratique.
Le bon réflexe consiste à se demander, avant chaque diffusion :
« Cette information apporte-t-elle quelque chose au client qui la regarde ? »
Cette approche est également plus cohérente avec les principes encadrant la communication notariale.
Erreur n°2 : vouloir mettre trop d’informations dans un seul contenu
Un écran de salle d’attente n’est pas une brochure ni une page Internet.
Un visiteur doit pouvoir comprendre rapidement le sujet présenté, même s’il commence à regarder une vidéo en cours de diffusion.
Accumuler de longs paragraphes, de nombreuses dates, plusieurs définitions ou trop d’informations sur un même écran complique la lecture.
Mieux vaut construire chaque séquence autour d’une idée principale, avec :
- un titre immédiatement compréhensible ;
- quelques informations essentielles ;
- une hiérarchie visuelle claire ;
- une conclusion ou une invitation à en parler avec son notaire lorsque le sujet nécessite un conseil personnalisé.
La simplicité n’empêche pas la précision. Elle permet au contraire de rendre l’information plus accessible.
Erreur n°3 : utiliser un vocabulaire juridique trop technique
Donation-partage, démembrement, pacte Dutreil, servitude, régime matrimonial, succession, bail rural…
Les sujets traités par les notaires sont nombreux et peuvent rapidement devenir techniques pour une personne qui ne maîtrise pas le vocabulaire juridique.
La communication en salle d’attente doit donc être pensée pour le client, et non uniquement pour le professionnel qui maîtrise déjà le sujet.
Cela implique d’expliquer les termes indispensables, de raccourcir les phrases et de présenter d’abord les grandes lignes avant d’entrer dans les détails.
L’objectif d’une vidéo pédagogique n’est pas de délivrer une consultation juridique sur un écran. Elle peut en revanche permettre au visiteur d’identifier un sujet, d’en comprendre les principaux enjeux et de préparer des questions pour son rendez-vous.
C’est notamment dans cette logique que la vidéothèque Pixel-Not propose des contenus consacrés au droit de la famille, au droit immobilier, au droit des entreprises ou encore au droit rural.
Erreur n°4 : diffuser toujours les mêmes contenus
Même une bonne vidéo perd de son intérêt si elle apparaît systématiquement au même endroit dans une programmation qui n’évolue jamais.
Une communication en salle d’attente gagne donc à varier les formats.
Une playlist peut par exemple alterner :
- une vidéo pédagogique ;
- une présentation de l’office ou de ses domaines d’intervention ;
- une actualité notariale ;
- une information pratique ;
- une annonce immobilière lorsque l’étude exerce cette activité ;
- un contenu lié à un temps fort du calendrier ;
- une information connectée.
Pixel-Not permet justement de combiner plusieurs catégories de contenus et d’intégrer également les médias propres à l’étude.
L’objectif n’est pas de multiplier les messages, mais de créer une programmation suffisamment variée pour rester pertinente au fil des rendez-vous.
Erreur n°5 : laisser des informations devenir obsolètes
Un écran dynamique perd une grande partie de son intérêt s’il diffuse des informations qui ne sont plus d’actualité.
Cette vigilance est particulièrement importante lorsque le contenu concerne :
- une évolution législative ou réglementaire ;
- une date ou une échéance ;
- une actualité de l’office ;
- un événement ;
- une information pratique temporaire.
La date de publication et la période de validité doivent donc être prises en compte dès la conception du contenu.
Pour les sujets juridiques, les sources doivent également être vérifiées et les contenus actualisés lorsque les règles évoluent.
Une communication fiable repose autant sur la qualité de l’information diffusée que sur sa mise à jour.
Erreur n°6 : proposer une communication totalement déconnectée de l’identité de l’étude
Une salle d’attente fait partie intégrante de l’expérience proposée par l’office.
Si l’écran utilise des couleurs, des typographies et un univers graphique totalement différents des autres supports de l’étude, l’ensemble peut manquer de cohérence.
Il est donc pertinent de retrouver certains éléments de l’identité visuelle de l’office : logo, couleurs, typographies ou style graphique.
Cette personnalisation peut également concerner les contenus eux-mêmes : présentation de l’équipe, implantations, domaines de compétences ou informations propres à l’étude.
Le studio graphique Pixel-Not peut notamment concevoir des vidéos personnalisées à partir de l’identité visuelle de l’office.
Erreur n°7 : oublier que l’écran se trouve dans un espace partagé
Contrairement à un document remis individuellement à un client, un écran de salle d’attente est visible par plusieurs personnes.
Les contenus doivent donc être pensés pour une diffusion collective.
Aucune information relative à un dossier ou à un client ne doit être exposée publiquement. Le secret professionnel du notaire couvre tout ce qui est porté à sa connaissance dans l’exercice de ses fonctions, notamment les actes, documents, pièces, correspondances et échanges avec la clientèle.
Un écran de salle d’attente doit par conséquent rester un support de communication générale, avec des contenus pédagogiques, institutionnels ou pratiques adaptés à l’ensemble des visiteurs.
Une bonne communication en salle d’attente commence par le bon contenu
La communication d’un office notarial ne devient pas efficace simplement parce qu’un écran a été installé.
Le matériel n’est qu’un support.
La véritable valeur vient de la manière dont les contenus sont sélectionnés, rédigés, hiérarchisés, renouvelés et intégrés à l’identité de l’étude.
Un message clair vaut mieux qu’une accumulation d’informations. Une playlist régulièrement actualisée sera plus pertinente qu’une succession de contenus figés. Et surtout, chaque diffusion doit rester adaptée au rôle particulier du notaire et aux besoins de ses clients.
C’est dans cette logique que Pixel-Not associe écrans professionnels, gestion de la diffusion et contenus conçus pour les offices notariaux. Vidéos pédagogiques, présentation de l’étude, actualités notariales, annonces immobilières ou informations connectées peuvent ainsi être organisées au sein d’une programmation adaptée à chaque office.
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FAQ
Comment améliorer la communication d’un office notarial en salle d’attente ?
Il est préférable de privilégier des contenus clairs, utiles, régulièrement actualisés et adaptés aux visiteurs. Une programmation peut associer informations pédagogiques, présentation de l’étude, actualités notariales, informations pratiques et, selon l’activité de l’office, annonces immobilières.
Quels contenus éviter sur un écran de salle d’attente ?
Il convient notamment d’éviter les contenus trop longs, difficiles à lire, obsolètes ou contenant des informations confidentielles. La communication du notaire doit également respecter les règles déontologiques applicables à la profession.
Peut-on personnaliser l’affichage dynamique avec l’identité de l’office ?
Oui. Pixel-Not permet d’intégrer des contenus propres à l’étude et son studio graphique peut concevoir des vidéos personnalisées à partir du logo, des couleurs, des typographies et de l’univers graphique de l’office.
Pourquoi renouveler régulièrement les contenus diffusés ?
Le renouvellement permet d’adapter la programmation aux actualités, aux évolutions réglementaires, aux temps forts de l’année et aux priorités de communication de l’office. Il évite également de laisser à l’écran une information devenue obsolète.
Un écran de salle d’attente peut-il diffuser des informations concernant un client ?
Un écran visible par plusieurs visiteurs n’est pas adapté à la diffusion d’informations individuelles relatives à un client ou à son dossier. Le notaire et les personnes travaillant dans l’office sont soumis au secret professionnel.